Ein E-Mail Umzug läuft in fünf Schritten: neue Postfächer anlegen, alte Mails per IMAP kopieren, Geräte umstellen, MX-Einträge ändern und zum Schluss die Mails nachziehen, die während der Umstellung noch im alten Postfach gelandet sind. Deine E-Mail-Adresse behältst du dabei, solange die Domain dir gehört.
In diesem Artikel zeige ich dir die komplette Anleitung, die passenden Tools und einen echten Fall aus meiner Praxis: Vier Postfächer eines Kunden, umgezogen von einem eigenen Mailserver zu Strato.
Wann ein E-Mail Umzug nötig wird
Die meisten Unternehmen ziehen ihre E-Mails nicht freiwillig um. Fast immer hängt der Umzug an einer anderen Entscheidung:
- Du willst den E-Mail-Anbieter wechseln, weil der alte zu teuer ist, zu wenig Speicher bietet oder der Support nicht reagiert.
- Du ziehst deine Domain um, zum Beispiel zu einem neuen Hoster. Dann müssen die Postfächer mit.
- Dein Shop oder deine Website bekommt einen Relaunch, etwa beim Wechsel auf Shopify. Shopify hostet keine Postfächer, die E-Mails brauchen also ein neues Zuhause.
- Du stellst auf Google Workspace oder Microsoft 365 um, weil das Team Kalender, Dateien und Mails an einem Ort braucht.
- Ein alter Mailserver wird abgeschaltet, etwa ein eigener Server im Büro oder ein auslaufender Vertrag.
In allen Fällen gilt: Wer den Umzug plant, verliert keine Mails. Wer einfach die DNS umstellt, schon.
Was beim E-Mail Umzug alles mitkommen muss
Ein Postfach ist mehr als der Posteingang. Prüfe vor dem Start, was im alten Konto liegt:
| Bestandteil | Wird per IMAP kopiert? | Was du tun musst |
|---|---|---|
| Mails inkl. Gesendet, Archiv, Unterordner | Ja | Ordnerstruktur im Ziel prüfen |
| Kontakte und Kalender | Nein | Separat exportieren (vCard, iCal) und importieren |
| Aliase und Weiterleitungen | Nein | Im neuen Konto neu anlegen |
| Signaturen und Filterregeln | Nein | Dokumentieren und nachbauen |
| Abwesenheitsnotizen | Nein | Nach dem Umzug neu setzen |
Der häufigste Überraschungseffekt: Kontakte und Kalender fehlen nach dem Umzug, weil IMAP nur Mails überträgt.
E-Mail Postfach umziehen: Anleitung in 6 Schritten
- Bestandsaufnahme machen. Liste alle Postfächer, Aliase und Weiterleitungen auf. Notiere die Größe jedes Postfachs, damit das neue Paket genug Speicher hat.
- Neue Postfächer anlegen. Lege beim neuen Anbieter dieselben Adressen an. Die Domain muss dort schon hinterlegt sein, die MX-Einträge bleiben aber vorerst beim alten Anbieter.
- TTL der DNS-Einträge senken. Setze die TTL deiner MX-Einträge 24 bis 48 Stunden vorher auf einen niedrigen Wert, zum Beispiel 300 Sekunden. So greift die Umstellung später schneller.
- Mails per IMAP kopieren. Übertrage alle Ordner vom alten ins neue Postfach, mit einem IMAP-Tool oder dem Umzugsservice des Anbieters. Das alte Postfach läuft dabei normal weiter.
- MX-Eintrag ändern. Stelle die MX-Einträge auf den neuen Anbieter um. Prüfe gleich mit, ob SPF, DKIM und DMARC zum neuen Anbieter passen, sonst landen deine Mails beim Empfänger im Spam.
- Delta-Sync und Abnahme. Kopiere nach 24 bis 48 Stunden noch einmal alles, was in der Übergangszeit im alten Postfach angekommen ist. Richte dann Outlook, Thunderbird und Smartphones neu ein und kündige das alte Konto erst, wenn alle Mails geprüft sind.
Wichtig: Das alte Postfach erst löschen, wenn der Delta-Sync durch ist. Genau in diesem Zeitfenster gehen sonst Mails verloren.
Sonderfall POP3: Mails vom Rechner umziehen und auf IMAP umstellen
Bei POP3 lädt dein Mailprogramm die Mails herunter und löscht sie meist auf dem Server. Ein IMAP-Tool findet dort also nichts zum Kopieren. Die Mails liegen nur noch lokal, zum Beispiel in einer Outlook-PST-Datei oder in Thunderbird.
So ziehst du ein POP3-Postfach um:
- Richte das neue Postfach im Mailprogramm als IMAP-Konto ein, nicht wieder als POP3.
- Kopiere die lokalen Ordner (Posteingang, Gesendet, Archiv) per Drag-and-drop in die Ordner des neuen IMAP-Kontos.
- Warte, bis alles hochgeladen ist, und prüfe die Mails im Webmail des neuen Anbieters.
- Entferne erst danach das alte POP3-Konto aus dem Mailprogramm.
Der Umzug ist die beste Gelegenheit, POP3 auf IMAP umzustellen. Mit IMAP liegen alle Mails auf dem Server, sind auf Rechner und Smartphone synchron und gehen bei einem Festplattendefekt nicht verloren.
Tools für den E-Mail Umzug: IMAP Sync und Umzugsservices
Für die Kopie der Mails gibt es drei Wege. Welcher passt, hängt von Anzahl der Postfächer und deinem technischen Know-how ab.
| Weg | Gut für | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Umzugsservice des neuen Anbieters | 1 bis 10 Postfächer, wenig Technik-Erfahrung | Im Browser, keine Installation | Nicht bei jedem Anbieter verfügbar, oft kostenpflichtig |
| imapsync (IMAP Sync per Kommandozeile) | Viele Postfächer, wiederholbare Delta-Syncs | Kopiert Ordnerstruktur sauber, Delta-Sync per Wiederholung | Kommandozeile, Einarbeitung nötig |
| Mailprogramm (Outlook, Thunderbird) | 1 bis 2 kleine Postfächer | Kostenlos, kein Zusatztool | Langsam, fehleranfällig bei großen Postfächern |
Viele Anbieter wie IONOS oder Strato bieten eigene Umzugsservices an, teils über den Dienstleister audriga. Prüfe vorab im Kundenbereich des neuen Anbieters, ob und zu welchen Konditionen das für dein Paket verfügbar ist.
Praxis-Case: 4 Postfächer vom eigenen Mailserver zu Strato umgezogen
Ausgangslage: Ein Unternehmen aus der Gebäudereinigung betrieb vier geschäftliche Postfächer auf einem eigenen Mailserver. Die Konten waren gemischt eingerichtet, teils per IMAP, teils per POP3. Bei den POP3-Konten lagen die Mails nicht mehr auf dem Server, sondern nur noch lokal im Mailprogramm. Anlass für den Strato Mail Umzug war ein Domainwechsel: Die Domain zog zu Strato um, und die Postfächer mussten mit. Zusammen lagen rund 30 GB an E-Mails in den vier Konten.
Anforderungen des Kunden:
- Alle vier E-Mail-Adressen bleiben unverändert
- Keine verlorenen Mails, inklusive aller Unterordner
- Das Team bleibt während der Umstellung erreichbar
Vorgehen:
- Bestandsaufnahme der vier Postfächer inkl. Aliase und Weiterleitungen
- Anlage der Postfächer bei Strato mit identischen Adressen
- IMAP-Konten: Erstkopie aller Mails serverseitig mit einem IMAP-Sync-Tool während des laufenden Betriebs. POP3-Konten: neues Strato-Konto per IMAP im Mailprogramm eingerichtet und die lokalen Ordner hineinkopiert, damit die Mails erstmals auf dem Server liegen
- Umstellung der MX-Einträge auf Strato
- Delta-Sync nach der DNS-Umstellung und Neueinrichtung der Geräte im Team
Ergebnis: Alle vier Postfächer laufen vollständig bei Strato, mit allen 30 GB an E-Mails und unveränderten Adressen. Das Team war während des gesamten Umzugs erreichbar, es gab keine Ausfallzeit. Die ehemaligen POP3-Konten laufen jetzt per IMAP und sind auf allen Geräten synchron.
Was du daraus mitnehmen kannst: Prüfe vor jedem Umzug, ob Konten per POP3 laufen. Dort findet ein IMAP-Tool auf dem Server nichts, und der Umzug braucht den Weg über das Mailprogramm. Wer das erst nach der DNS-Umstellung merkt, sucht später nach fehlenden Mails.
Die 5 häufigsten Fehler beim E-Mail Umzug
- MX zuerst umstellen, dann kopieren. Neue Mails landen im leeren Postfach, alte fehlen. Immer erst kopieren.
- Altes Konto zu früh kündigen. Ohne Delta-Sync fehlen alle Mails aus der Übergangszeit.
- SPF und DKIM vergessen. Deine Mails kommen zwar an, landen aber beim Empfänger im Spam.
- Kontakte und Kalender übersehen. IMAP kopiert nur Mails.
- Speicher im neuen Paket zu knapp. Der Kopiervorgang bricht ab, wenn das Zielpostfach voll ist.
Häufige Fragen zum E-Mail Umzug
Ja, wenn die Adresse auf deiner eigenen Domain läuft (z. B. info@deinshop.de). Bei Freemail-Adressen wie @gmx.de oder @web.de geht das nicht, dort brauchst du eine neue Adresse und eine Weiterleitung.
Nicht, wenn du in der richtigen Reihenfolge arbeitest: erst kopieren, dann MX umstellen, dann Delta-Sync. Das alte Postfach bleibt bis zur Abnahme bestehen.
Die Kopie selbst dauert je nach Datenmenge Minuten bis Stunden. Mit DNS-Umstellung und Delta-Sync solltest du zwei bis drei Tage einplanen.
Ja. Während die MX-Einträge weltweit aktualisiert werden, kommen Mails entweder im alten oder im neuen Postfach an. Der Delta-Sync holt die alten danach rüber.
Machst du ihn selbst mit imapsync, kostet er nur Zeit. Umzugsservices der Anbieter und Dienstleister rechnen meist pro Postfach ab.
IMAP speichert Mails auf dem Server und gleicht alle Geräte ab. Diese Konten lassen sich serverseitig kopieren. POP3 lädt Mails auf ein Gerät herunter, deshalb musst du sie von diesem Rechner aus ins neue Postfach hochladen.
Fazit
Ein E-Mail Umzug ist kein Hexenwerk, aber die Reihenfolge entscheidet: kopieren, MX umstellen, nachziehen, erst dann kündigen. Wer das einhält, behält seine Adressen und verliert keine einzige Mail.